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特別なイベントをお考えですか？

営業会議、慈善団体の資金集め大会、受賞晩餐会、結婚前の女性を囲った昼食会、ファッションショー、トレードショー、就職説明会、休日のパーティー、会議等その他催し物や宴会スペースを利用する特別な企画をご予定していますか？当社のミーティングスペースポータルをご利用いただきますと、50,000以上ものホテルや会場とお繋ぎすることができ、お客様の特別な企画と予算に見合った理想的なロケーションを見つけることができます。お客様のご要望を簡単にご入力いただきますと、各ロケーションでのイベントの実施方法や終了まで無事に進行する方法についての情報を、オファーの返信と併せてお送り致します。また、便利な「詳細フィルター」により、価格や星評価別にソートできます。「ホテルマップ」機能ではホテル、空室情報、料金が地図上に表示されます。

会議場スペースレンタル

会議室の使用料や催し物の会場の使用料は、時間区分ごとに徴収されます。但しロケーションにより、飲食物やAV機器サービスに対し支払った額や、客室に対して支払う保証額により、これらの会議室や会場の使用料が減額もしくは免額される場合もあります。設備・機器などの「組立」や「解体」時間（イベントの前後に会場に設置・解体する時間）もまた、催し物会場での料金に加算されます。イベント期間が1日を超過し、設置された設備・機器を移動できない場合、もしくは部屋を「24時間確保する」（お客様のイベントが進行中ではない間も、他のイベントから当該会場の使用料を徴収できない）場合もまた、会議室の使用料が加算されます。

税金と手数料

多くの場合、会議室の使用、飲食物、AV機器、ゲストルームの全てに税額がや手数料が加算されます。通常、会議室の使用料には税額が加算されます。また、従業員が指定された配置で部屋をセッティングするため、多くの場合、サービス料も加算されます。宴会イベントにおいて、通常、メニュー価格は「プラス・プラス」と呼ばれますが、これは、お一人様当たりの価格xに税額およびサービス料が加算されることを意味しています。飲食料に加算されるサービス料は、接客業務を担当するスタッフへ支払われます。（AV機器をご利用になる場合）AV機器の使用料も課税対象となり、イベント期間中にAV機器の技術者が装置を設置し、機器の操作に専従する場合もそのサービス料が発生します。お客様がAV機器を持参される場合は、接続費用が発生する場合もあります（交渉できるロケーションもあります）。ビジネス博覧会をご予定の場合、特に卓上ブースをご利用になる場合は会場側がテーブルやテーブルクロス等をご用意するため、ブース料金が発生する場合があります。客室は課税対象となり、場合により観光手数料やその他の費用が発生します。さらに、インターネットの接続費用やフィットネスセンターの使用料が別途加算される場合もあります。ロケーションにより、該当するサービス使用の有無に係わらず、全ての客室に更に「リゾート費用」を上乗せするホテルもありますが、この費用については交渉できる場合とできない場合があります。また、無人駐車場や係員付きの駐車場での発生費用、駐車場の形態、あるいはグループやイベントに駐車料の割引サービスが適用されるか否かについてもご確認ください。

費用、税金、使用料、手数料に関する上記の説明では、イベントプランナーが検討すべき主な項目のいくつかを大雑把に要約していますが、これらが全てではありません。お客様の活動内容やロケーションにより、上記の料金の一部が適用されない場合、あるいは上記以外の料金が発生する場合もあります。ホテルやロケーションごとに方針が異なり、価格も場所やイベントごとに独自に設定されています。後で驚くことがないよう、各ロケーションに総額について問い合わせ、連絡窓口の担当者に税金、手数料、サービス料などの加算料金全てについて説明を求めてください。そうすることにより、オファー内容を比較することもできます。ロケーションによっては、多くの「付加価値」（無料インターネットや無料展示など）を提供するところもあり、これにより多額の費用を節約できる場合やイベントの開催や収支に支障なくイベントを運営できる場合もあります。イベント費用の明細を全て明らかにすることが、十分な情報を得た上で意思決定をする最善の方法であるといえます。それを実現するために、まず各ロケーションの担当者に全ての情報を事前に明らかにするようお申し出ください。